Word 2007: Mail Merge Atau menggabungkan Dua Dokumen Dengan Menggunakan Tabel Excel

Image via WikipediaFasilitas Mail merge di Microsoft word tidak hanya untuk menggabungkan antar document word, yang keuntungannya dapat memasukkan gambar atau photo dalam dokumen data, tapi bisa juga dari sebuah document word sebagai isi surat dengan sebuah document excel sebagai data. Jadi tabel yang dibuat di Excel bisa dipakai guna kita gabungkan dengan Word untuk surat menyurat dalam jumlah besar. Tulisan ini akan membicarakan cara membuat mail merge dengan menggunakan data informasi dari sebuah tabel Excel.

Adapun langkah-langkah untuk membuat mail merge dengan menggunakan data dari tabel Excel adalah:

Pertama

Membuat document isi (di lembar kerja word) dan dokumen data (di lembar kerja excel)

a. sebagai contoh siapkan sebuah dokumen surat dalam lembar kerja Word. Misalnya seperti berikut ini, dan simpan dengan nama SURAT UNDANGAN:

PANITIA PERINGATAN HARI BESAR ISLAM MASJID JAMI’ AL HUDA Jakarta, 5 April 2010 Nomor : Perihal : Undangan Peringatan Maulid Nabi Kepada Yth: ………………………. Di ………………………. W.W. Dengan Hormat, Semoga ………………. selalu dalam keadaan sehat walafiat. Dalam rangka memperingati MAULID NABI BESAR MUHAMMAD SAW yang Insya Allah akan diselenggarakan pada: HARI, TANGGAL : SENIN, 9 APRIL 2007 JAM : 19.30 WIB TEMPAT : MASJID JAMI’ AL HUDA PENCERAMAH : Bapak KH. SHOLEH Kami mengharapkan kesediaan ……………. hadir dalam acara tersebut. Demikian undangan ini kami buat dengan harapan semoga ………………. berkenan memenuhinya. Atas kesediaannya kami haturkan banyak terima kasih. Jakarta, 2 Desember 2010 Ketua , MUJI HASNI

b. Siapkan Juga sebuah File data di lembar kerja Excel seperti berikut ini, dan simpan dengan nama DATA SURAT UNDANGAN.

Nama	alamat
Bp. Minhad	Dsn. Rambutan
Bp. Yudi	Gang Kelinci
Ibu Yuli	Jln. Gajah
Ibu. Budi	RT.03 RW. 02
Sdr. Rahmad	Dsn. Pacar
Sdri. Winda	Jln. Mawar
Sdri. Sarah	Dsn. Jeruk manis
dst	dst

Agar mudah mencarinya, simpan kedua file di atas kedalam sebuah folder yang sama.


Kedua

Setelah kedua file tersebut siap dan sudah disimpan dengan nama masing-masing, buka dokumen surat di atas. Setelah dokumen surat terbuka, lakukan langkah-langkah berikut: Dari Ribbon, Pilih tab Mailings. Lihat gambar:



ketiga

Perhatikan pada kelompok Start Mail Merge. Dalam kelompok itu terdapat tab Start mail Merge, Select Recipients dan Edit Recipient List. Klik Start mail Merge »Pilih jenis dokumen yang diinginkan, misalnya Pilih Letters. Lihat gambar:



Selanjutnya klik Select Recipients »Pilih Use Existing List...



Keempat
Cari Sumber Data yang sudah anda buat dalam lembar kerja excel melalui kotak dialog yang muncul. Lihat gambar:



Kemudian Klik OPEN

Kelima
Karena lembar kerja excel biasanya memiliki 3 sheets, Pilih di Sheet mana data di simpan. Klik OK.



Keenam

Sekarang waktunya menyisipkan penggabungan dokumen.

a. Tempatkan kursor pada tempat di mana anda akan menyisipkan informasi dalam dokumen anda.
b. Klik insert merge field yang terdapat di dalam kelompok Write & Insert Fields. Selanjutnya pilih Field yang dikehendaki. Lihat gambar:



c. Setelah selesai melakukan insert field di tempatnya masing-masing, lihat hasilnya dengan klik preview results, lihat gambar:



Ketujuh

Mencetak Dokument

a. Bagaimana mencetak dokumen hasil mail merge? Untuk melakukan cetak, klik Finish & Merge »Pilih Print Documents ... . Lihat gambar:



b. Kotak dialog Merge to Printer (Gabung ke Printer) muncul seperti gambar di bawah ini.



- Untuk mencetak semua dokumen, pilih All
- Untuk mencetak dokumen yang tampil, pilih Current record
- Untuk mencetak dokumen tertentu saja, ketik kisaran pada kotak teks

c. Klik OK kemudian OK

Sampai di sini, melakukan Mail Merge dengan data table di excel selesai, tapi hal berikut ini juga penting untuk diperhatikan. Yaitu cara melakukan edit pada dokumen. Caranya adalah sebagai berikut:

1. Klik Finish & Merge seperti ketika akan mencetak dokument» Pilih Edit Individual Document ...
kotak dialog Merge to New Document muncul seperti gambar di bawah ini.



- Untuk mengedit semua dokumen, pilih All
- Untuk mengedit dokumen yang tampil saja, pilih Current record
- Untuk edit dokumen tertentu saja, ketik kisaran pada kotak teks

2. Klik OK

3. Lakukan edit seperlunya dalam dokumen yang muncul

4. Simpan dokumen

Dari pembicaraan singkat di atas kita bisa mengembangkan sendiri fasilitas mail merge itu untuk tujuan lain, misalnya membuat kartu peserta ulangan umum atau ujian bagi anak sekolah, dan lain-lain. Itulah secara singkat cara membuat mail merge dengan excel. Demikian, semoga berguna.