Membuat Mail Merge dengan Data File HTML

Image via WikipediaMail merge adalah fasilitas dalam Microsoft office yang dipakai untuk menggabungkan dua buah file atau lebih dengan tujuan untuk membuat mailing atau surat menyurat dalam jumlah besar. Dua buah files yang akan digabung atau mail merge umumnya adalah antara dua dokumen yang dibuat dalam buku kdrja word, di mana dokumen isi (utama) dan dokumen data masing-masing dibuat dalam buku kerja word, atau antara word dengan excel, di mana file word sebagai dokumen isi sedangkan file excel digunakan sebagai dokumen data. Untuk membuat mail merge dengan cara-cara di atas silahkan klik pada tautan yang telah kami sediakan di atas.

Kali ini kami ajak anda untuk sekedar tahu kemudian bermain-main saja bagaimana cara membuat mail merge dengan cara yang lain lagi. Cara lain yang akan kita bicarakan adalah mail merge antara dokumen word dengan file berekstensi HTML. Mengapa saya katakanan sekedar tahu dan bermain-main. Itu karena untuk tujuan pembuatan surat dalam jumlah besar, rasanya mustahil kalau kita akan membuat mail merge dengan file ekstensi HTML. Mengingat data dalam file ekstensi HTML tidak bisa dibuat dengan cara sederhana. Jadi artikel ini kami tulis untuk tujuan sekedar tahu dan untuk bermain-main, sekalian biar tambah kata kunci untuk blog ini. Hehehe …….. .

Apa itu file ekstensi HTML? File dengan ekstensi HTML adalah file yang dibuat untuk dibuka dengan program browser, misalnya internet explorer, mozila firefox, opera dan lain-lain. Adapun cara membuat file jenis seperti itu dibuat dengan menuliskan kode-kode HTML di program notepad kemudian disimpan dengan menambahkan ekstensi HTML, misalnya “data.html”.

Cara membuat mail merge dengan file ekstensi HTML tidak jauh berbeda dengan membuat mail merge pada umumnya. Yaitu kita siapkan dua buah dokumen dengan urutan membuat dokumen isi dulu sebagai dokumen utama baru kemudian membuat dokumen data yang isinya disesuaikan dengan tuntutan dokumen isi. Selain itu harus kita ketahui bahwa dokumen isi harus dibuat dalam buku kerja word. Dalam tulisan ini kita gunakan word 2007. Selanjutnya mari kita ikuti langkah-langkah membuat mail merge antara word dengan data file HTML.

1. Siapkan sebuah dokumen isi dalam lembar kerja word. Sebagai contoh tulis surat di bawah ini di lembar kerja word, dan simpan dalam sebuah folder dengan nama surat undangan.

Ngawi, 1 Desember 2010
No : 100/Koperasi Unit desa/VII/2010
Perihal : Undangan Rapat
Lamp : -

Kepada Yth.
………….
di
………….

Assalamualaikum Wr.Wb,
Segala puja dan puji milik Allah, shalawat dan salam semoga selalau tercurah kepada junjungan kita Nabi agung nabi Muhammad Saw, keluarga, para sahabatnya, dan seluruh umat-Nya sampai akhir zaman.
Sehubungan dengan telah habisnya masa jabatan kepengurusan koperasi unit desa tanggal 31 Desember 2010, secara otomatis harus ada pembentukan kepengurusan baru koperasi unit desa untuk periode 2011-2014 .
Mengingat pentingnya hal tersebut, kami mengundang ………….., untuk bisa menghadiri rapat tersebut pada :

Hari / tanggal : Minggu, 26 Desember 2010
Pukul : 10.00 WIB
Tempat : Ruang utama gedung KUD

Atas perhatian dan kehadiran ………. kami mengucapkan banyak terima kasih.
Wassalamualaikum Wr. Wb.

Sekretaris

Gendut Santoso

2. Buat dokumen data yang berisi data-data yang akan di merge atau digabung ke dalam dokumen isi yang meliputi daftar Nama dan Alamat. Sebagai contoh buatlah data seperti di bawah ini dengan menggunakan program notepad, kemudian simpan dengan nama data surat undangan.html di folder yang sama dengan dokumen surat undangan. Teknik penulisan kode ini adalah teknik penulisan cara membuat table di blog.

<table border="1" >
<tr><td>Nama</td><td>alamat</td>
<tr><td>Bp. CATUR BUDI PRASETYO</td><td>Desa Mantingan RT 01 W 01</td>
<tr><td>Bp. DWI PURWANTO</td><td>Desa Sambirejo RT 02 RW 02</td>
<tr><td>Ibu. LELA ERLINA</td><td>Desa pengkol RT 04 RW 02</td>
<tr><td>Sdri. RITA LESTARIANA</td><td>Desa Pengkol RT 01 RW 02</td>
<tr><td>Ibu. SITI NURJANAH</td><td>Desa Mantingan RT 03 RW 04</td>
<tr><td>Ibu. WAHYU WULAN SARI</td><td>Desa Sriwedari RT 03 RW 01</td>
<tr><td>Sdr. AGUNG CAHYONO</td><td>Desa sekarjati RT 04 RW 02</td>
<tr><td>Sdr. BAMBANG SUPRIANTO</td><td>Desa Pengkol RT 03 RW 03</td>
<tr><td>Sdri. PUTRI SUCI WAHYUNIATI</td><td>Desa Kedung Harjo RT 06 RW 01</td>
<tr><td>Ibu. SRI ARIYANI</td><td>Desa Pakah RT 01 RW 01</td>
<tr><td>Ibu. SRI MULYANI</td><td>Desa Sambirejo RT 05 RW 04</td>
<tr><td>Sdri. SRI RAHAYU</td><td>Desa Jatimulyo RT 01 RW 01</td>
<tr><td>Bp. WAHYU KRISTIANTO</td><td>Desa Pengkol RT 09 RW04</td>
<tr><td>Sdr. BAYU WIDODO</td><td>Desa Mantingan RT 05 RW 07</td>
<tr><td>Sdr. DODIK ADI PRAYOGO</td><td>Desa Sambirejo RT 01 RW 01</td>
<tr><td>Sdri. EEN YUNI RIA SAPUTRI</td><td>Desa Bangun Rejo RT 01 RW 03</td>
<tr><td>Bp. IMAM SONTOSO</td><td>Desa Pandean RT 04 RW 02</td>
<tr><td>Sdr. WAWAN BUDI SANTOSO</td><td>Desa Pengkol RT 02 RW 02</td>
<tr><td>Sdr. AGUS BUDI SANTOSO</td><td>Desa Sr iwedari RT 04 RW 01</td>
<tr><td>Bp. BAYU RIYADI</td><td>Desa Mantingan RT 02 RW 01</td>
<tr><td>Sdri. MARISSA HOLECHAH</td><td>Desa Kedung Harjo RT 04 RW 03</td></tr>
</table>

Jika dibuka dengan browser di computer anda, kode-kode di atas akan menghasilkan data seperti di bawah ini.

Nama	alamat
Bp. CATUR BUDI PRASETYO	Desa Mantingan RT 01 W 01
Bp. DWI PURWANTO	Desa Sambirejo RT 02 RW 02
Ibu. LELA ERLINA	Desa pengkol RT 04 RW 02
Sdri. RITA LESTARIANA	Desa Pengkol RT 01 RW 02
Ibu. SITI NURJANAH	Desa Mantingan RT 03 RW 04
Ibu. WAHYU WULAN SARI	Desa Sriwedari RT 03 RW 01
Sdr. AGUNG CAHYONO	Desa sekarjati RT 04 RW 02
Sdr. BAMBANG SUPRIANTO	Desa Pengkol RT 03 RW 03
Sdri. PUTRI SUCI WAHYUNIATI	Desa Kedung Harjo RT 06 RW 01
Ibu. SRI ARIYANI	Desa Pakah RT 01 RW 01
Ibu. SRI MULYANI	Desa Sambirejo RT 05 RW 04
Sdri. SRI RAHAYU	Desa Jatimulyo RT 01 RW 01
Bp. WAHYU KRISTIANTO	Desa Pengkol RT 09 RW04
Sdr. BAYU WIDODO	Desa Mantingan RT 05 RW 07
Sdr. DODIK ADI PRAYOGO	Desa Sambirejo RT 01 RW 01
Sdri. EEN YUNI RIA SAPUTRI	Desa Bangun Rejo RT 01 RW 03
Bp. IMAM SONTOSO	Desa Pandean RT 04 RW 02
Sdr. WAWAN BUDI SANTOSO	Desa Pengkol RT 02 RW 02
Sdr. AGUS BUDI SANTOSO	Desa Sr iwedari RT 04 RW 01
Bp. BAYU RIYADI	Desa Mantingan RT 02 RW 01
Sdri. MARISSA HOLECHAH	Desa Kedung Harjo RT 04 RW 03

3. Merge atau Gabungkan dua dokumen itu dengan cara:
a. Buka dokumen isi yang bernama surat undangan.
b. Klik Mailing kemudian Klik Start Mail Merge dan pilih Letter. Lihat Gambar:

c. Klik Select Recipients kemudian pilih Use Existing List…

d. Cari Dokumen data yang anda beri nama data surat undangan. Perhatikan file dokumen data anda seperti gambar di bawah ini. Jika muncul kotak dialog lagi klik OK.